Wie man die ultimative, von Mitarbeitern und Management abgesegnete Weihnachtsfeier plant
Ganz gleich, wie Ihre Unternehmenskultur aussieht: Eine perfekt geplante Jahresabschlussfeier kann den Start ins neue Jahr schwungvoll gestalten und alle Mitarbeiter aus allen Abteilungen zusammenbringen, um gemeinsam die Feiertage zu feiern. Doch wie gelingt die perfekte Party, über die noch lange im neuen Jahr gesprochen wird? Als Geschenk für Sie haben wir Tipps von einigen der angesagtesten Eventplaner Hollywoods zusammengestellt, damit Ihre nächste Weihnachtsfeier ein voller Erfolg wird – mit Begeisterung für Mitarbeiter und Management.
Die Grundlagen für Ihre Weihnachtsfeier festlegen
Bevor Sie sich in die Details vertiefen können, müssen Sie zunächst das große Ganze im Blick behalten und die wichtigsten Prioritäten festlegen.
Ermitteln Sie Ihr Budget
Der allererste Schritt bei der Planung ist die Festlegung des Budgets. Das Budget gibt den Ton für die gesamte Veranstaltung an und beeinflusst jedes einzelne Element Ihrer Feier, einschließlich Essen und Location. Daher ist es entscheidend, dies gleich zu Beginn zu klären.
Ermitteln Sie Ihre Mitarbeiterzahl
Bevor Sie mit der Buchung beginnen, sollten Sie die genaue Anzahl Ihrer Mitarbeiter ermitteln, um abzuschätzen, wer voraussichtlich an Ihrer Feier teilnehmen wird. Außerdem müssen Sie entscheiden, ob Mitarbeiter ihre Partner oder Begleitpersonen mitbringen dürfen. Beides ist wichtig und beeinflusst direkt die Wahl des Veranstaltungsortes sowie die Kosten für das Essen.
Ort und Datum
Die Location ist wohl das wichtigste Element jeder Feier, denn sie bestimmt maßgeblich die Atmosphäre, das Thema und möglicherweise sogar das Essen. Außerdem wird die Location wahrscheinlich den größten Teil Ihres Budgets verschlingen, wählen Sie also mit Bedacht! Suchen Sie nach einer geschmackvollen, gut erreichbaren Location, die genügend Platz für alle Ihre Gäste bietet und gleichzeitig in Ihr Budget passt. Versuchen Sie auch, eine Location zu finden, die ein Paket inklusive Verpflegung anbietet. Ausreichend Parkplätze und eine gute Erreichbarkeit für alle Ihre Gäste sind ebenfalls entscheidend. Vereinbaren Sie unbedingt eine Besichtigung, um die Location vor der Buchung persönlich in Augenschein zu nehmen und Fragen direkt zu klären.
Thema und Konzept bestimmen
Auch wenn ein Weihnachtsthema hier naheliegend ist, benötigen Sie ein konkreteres Konzept als nur Lametta und Weihnachtsbäume, um Ihre Dekorationsmöglichkeiten einzugrenzen und sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ein elegantes Ereignis wird.
Beispiele für feiertagsbezogene Themen sind:
Weiße Weihnacht
Silberglocken
Zuckerstangenwald
Hässliche Weihnachtspullover
Der Nordpol
Winterwunderland
Auch der Veranstaltungsort kann Einfluss auf das Thema und die Dekoration haben. Berücksichtigen Sie dies daher unbedingt bei der Entwicklung eines Konzepts für Ihre Feier.
Wählen Sie ein Team, das Sie bei der Planung und Durchführung der Veranstaltung unterstützt
Eine gelungene Party lässt sich nicht allein planen, also versuchen Sie nicht, alles alleine zu stemmen. Bilden Sie ein Komitee, suchen Sie Freiwillige und teilen Sie jedem einen Aufgabenbereich zu, z. B. Essen, Dekoration, Aktivitäten usw. Die Zusammenarbeit und der Austausch von Ideen sind ebenfalls hervorragende Möglichkeiten, die Mitarbeiter einzubinden und die Vorfreude auf Ihre Veranstaltung zu steigern.
Setzen Sie sich einen realistischen Zeitplan und Meilensteine für Ihre Planung
Beginnen Sie die Planung frühzeitig, um sicherzustellen, dass Sie einen Veranstaltungsort finden und Ihr Event stressfrei und ohne großen Aufwand durchführen können. Starten Sie die Planung spätestens im Frühherbst, um Ihren Wunschtermin zu reservieren. Geben Sie Ihrem Planungsteam außerdem klare Fristen für die jeweiligen Aufgaben, damit alles reibungslos verläuft.
Menüplanung/Menügestaltung
Ein Menü, ein Buffet oder servierte Häppchen sind die üblichen Verpflegungsoptionen für die meisten Veranstaltungen. Sie sollten jedoch frühzeitig klären, ob die Location das Essen bereitstellt oder ob Sie einen externen Caterer beauftragen müssen. Fragen Sie außerdem in Ihrem Team nach, ob jemand besondere Ernährungsbedürfnisse hat, wie zum Beispiel:
Vegan
Vegetarier
Laktoseintoleranz
Glutenfrei
Nahrungsmittelallergien
Sprechen Sie mit Ihrem Veranstaltungsort oder Caterer, um diese Einschränkungen mitzuteilen und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse aller berücksichtigt werden. Achten Sie außerdem auf ein abwechslungsreiches Menü, das verschiedene Geschmäcker anspricht.
Einladungen/Korrespondenz an die Mitarbeiter zur Übermittlung von Details
Eine Party ohne Gäste ist keine Party, daher sollten Sie Ihr Team rechtzeitig über Datum und Datum informieren. Geben Sie Datum und Motto frühzeitig in der Planung bekannt und verschicken Sie im Vorfeld Erinnerungen, damit niemand etwas vergisst. Ob per E-Mail an alle Mitarbeiter, digitaler Einladung oder formellen Papiereinladungen – alle relevanten Informationen müssen Ihren Mitarbeitern rechtzeitig vorliegen, damit sie ihre Teilnahme planen können.
Es kommt auf die Details an
Ihre Weihnachtsfeier sollte so einzigartig sein wie Ihr Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, auf die Details zu achten. Hier sind einige Beispiele für Kleinigkeiten, mit denen Sie Ihre Feier bereichern und das Erlebnis für Ihr Team individuell gestalten können.
Mitarbeiteranerkennung
Ihr Unternehmen wäre ohne das großartige Team, das es anführt, nicht da, wo es heute ist. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sehr sie geschätzt werden. Ihre Weihnachtsfeier ist der perfekte Anlass, die Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu würdigen und Ihrem Team Ihre Anerkennung auszudrücken. Dies kann durch Geschenke, Anreize, informelle Auszeichnungen oder auch einfach durch mündliche Anerkennung geschehen. Eine weitere tolle Möglichkeit ist, im Namen der Mitarbeiter an eine gemeinnützige Organisation zu spenden, die Ihrem Unternehmen am Herzen liegt, und dies auf der Feier bekannt zu geben.
Gute Heimfahrt
Die Weihnachtsfeier im Büro ist die einzige Gelegenheit im Jahr, bei der alle zusammenkommen, um zu entspannen und Dampf abzulassen – was oft auch Alkoholkonsum bedeutet. Damit alle am Ende des Abends sicher nach Hause kommen, sollten Sie die Wichtigkeit von nüchternem Fahren betonen und Ihren Mitarbeitern die Kosten für Uber, Lyft, Taxi oder andere verantwortungsvolle Fahrmöglichkeiten erstatten.
Signature-Cocktail
Eine tolle Möglichkeit, Ihrer Weihnachtsfeier eine persönliche Note zu verleihen, ist die Kreation eines exklusiven Signature-Cocktails, den Ihre Gäste nirgendwo sonst finden. Bei der Namensgebung sollten Sie einen Bezug zur Weihnachtszeit herstellen oder einen Büro-Witz oder Insiderwitz einbauen.
Aktivitäten
Für eine unvergessliche Party braucht es mehr als nur kostenloses Essen und Trinken. Um die Gäste den ganzen Abend über zu unterhalten und viele schöne Erinnerungen zu schaffen, sollten Sie unterhaltsame Aktivitäten planen, die allen Spaß machen.
Dies könnte Folgendes umfassen:
Fotokabine
Wichtelgeschenktausch
Teambuilding-Spiele
Büro-Quiz
Tanzen
Wettbewerbe
Humor einbeziehen
Eine Party sollte alles andere als langweilig sein, also scheut euch nicht, Spaß zu haben und eure alberne Seite zu zeigen.
Lockern Sie die Stimmung auf, indem Sie:
Einbeziehen von Insiderwitzen
Lustige Geschichten während Reden erzählen
Fotos von früheren Mitarbeiterveranstaltungen auf einen Bildschirm projizieren
Ob lockere Feier im Büro oder formelle Veranstaltung in einem Luxushotel wie dem SoHo Hotel Toronto – wichtig ist, dass die Mitarbeiterfeier zur Unternehmenskultur passt. Feiern Sie also verantwortungsvoll, bedanken Sie sich und vergessen Sie nicht, eine fantastische und unterhaltsame Zeit zu haben.
